MEMBUAT SURAT MASSAL (MAIL MERGE)

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Kelebihan menggunakan Mail Merge salah satu nya adalah kita bisa membuat data base si penerima. Dengan memiliki data base penerima kita bisa dengan mudah mengirim kembali surat kepada penerima yang sudah ada dalam data base kita di kemudian waktu tanpa harus mengetik ulang. Dan data base yang kita miliki bisa di ubah setiap waktu, baik untuk mengentri penerima baru atau mengubah data penerima yang sudah ada. Ada beberapa langkah yang harus kita lewati untuk membuat mail merge, dan langkah nya cukup banyak jika kita menggunakan cara step by step. Kali ini saya akan membuat Mail merge dengan cara langsung saja. TKP......

Buat dulu Format Surat nya. Format surat nya bisa seperti apa saja tapi untuk sekarang saya memilih surat Undangan.

Bagian titik-titik jangan diisi.

Selanjutnya klik di Ribbon MAILING - klik SELECT RECIPIENTS - pilih TYPE a NEW LIST

Maka akan muncul jendela seperti ini :

Klik COSTUMIZE COLUMNS.... untuk mengedit List yang kita butuhkan. Maka akan muncul :

Akan terlihat list kolom isian standar dari word. Hapus semua dan ganti dengan List yang kita butuhkan saja. Kurang lebih hasil nya akan menjadi seperti ini :

Klik OK

Note : dalam membuat list hindari tanda baca seperti tanda titik, koma dll

Isikan data penerima yang kita miliki. Maka hasilnya akan menjadi seperti ini :

New Entry untuk memasukkan nama penerima baru. Delete Entry untuk menghapus. Find untuk mencari nama penerima tertentu. Costumize Columns untuk menambah atau menghapus List Data Penerima.

Kalo sudah Klik OK ! dan simpan Data Base nya.

Note : setelah klik ok, file yang tersimpan adalah DATA BASE nya, bukan surat nya.

setelah tersimpan usahakan file DATA BASE nya jangan di pindah ke folder lain untuk memudahkan pekerjaan di lain waktu.

Langkah terakhir adalah INSERT MERGE FIELD. Letakkan kursor di Saudara/i lalu Klik INSERT MERGE FIELD - pilih list NAMA

Lakukan hal sama pada Di - , pilih Alamat

maka hasil nya akan menjadi seperti ini:

Hasil akan hanya muncul "<<Nama>>" dan "<<Alamat>>". Untuk memuncul kan nilai aslinya maka klik PREVIEW RESULT, secara otomatis hasil nya akan kelihatan.

Kita bisa memilih penerima mana yang akan di print undangan nya dengan cara klik tombol next atau previous disebelah PREVIEW RESULT. Jika Data base penerima terlalu banyak maka gunakan FIND RECIPIENTS yang ada di bawah tombol next dan previous.

TAMBAHAN :

Menambah atau menghapus List.

Tadi kita hanya punya tiga list data yaitu Nama, Alamat dan No HP. Jika ingin menambah atau menghapus cara nya klik EDIT RECIPIENTS LIST - lalu pilih Data Base yang sudah tersimpan di DATA SOURCE seperti gambar :

Nah dari sini, cara nya sama seperti di awal, pilih COSTUMIZE COLUMNS lalu klik Add untuk menambah dan Delete untuk menghapus. Cara ini juga di gunakan untuk menambah, menghapus dan mengedit data sang penerima.

Menggunakan Data Base penerima yang sudah ada/tersimpan.

Cara yang kita gunakan dari awal postingan ini adalah kasus pada saat kita hanya memiliki form surat dan belum memiliki Data Base Penerima. Bagaimana jika kita sudah memiliki Data Base Penerima?

Cara nya Klik SELECT RECIPIENTS - lalu pilih USE EXISTING LIST. Otomatis word akan mengarahkan kita ke File Explorer. Cari DATA BASE yang telah disimpan, klik Open. Tinggal masukkan List yang dibutuhkan di INSERT MERGE FIELD, Selesai !

Semoga Bermanfaat...

Download Document